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82 DOCUMENT DE RÉFÉRENCE VILMORIN & CIE 2016-2017
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GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE
marges commerciales) et les résultats, le plan d’effectif, le plan de
trésorerie et de financement, ainsi que le plan d’investissements.
Les principaux indicateurs de ce reporting sont également consolidés
mensuellement selon un processus formalisé. Des comptes
trimestriels détaillés, non audités, viennent compléter ce dispositif.
Les comptes semestriels et les comptes annuels
La préparation des comptes semestriels et des comptes annuels est
placée sous la responsabilité des services financiers et de la Direction
Générale de chaque filiale.
Des procédures sont définies localement en fonction de l’activité des
sociétés ; elles tiennent compte d’un planning général défini au niveau
de Vilmorin & Cie.
Les options prises au moment de l’établissement des comptes font
l’objet d’une validation par la société avant d’être définitivement
arrêtées par les Conseils d’Administration respectifs ainsi que par le
Conseil d’Administration et le Comité Exécutif de Vilmorin & Cie.
Les opérations de consolidation sont réalisées à partir des dossiers
de consolidation établis par chaque filiale selon des procédures et un
planning spécifiques.
La remontée des informations est structurée de façon à garantir la
permanence et l’homogénéité des méthodes d’enregistrement des
transactions selon les principes comptables de Vilmorin & Cie :
unicité du référentiel comptable, des méthodes et règles de
consolidation,
normalisation des formats de restitution,
utilisation d’un outil informatique de remontée d’information et de
consolidation commun.
2.7.3.2. Contrôle
L’ensemble des données destinées à être publiées sont contrôlées et
analysées en référence aux informations collectées lors des reportings.
Les instructions données et les contrôles réalisés visent à garantir un
processus standard et homogène de formalisation. Les informations
sont préparées sous la responsabilité des Business Units et filiales.
La Direction Financière Groupe assure une coordination étroite
avec les Commissaires aux Comptes et auditeurs externes, qui
interviennent dans les filiales et auprès de son service Consolidation,
selon un calendrier défini en commun.
Tous les éléments comptables et financiers préparés par les
principales filiales consolidées font l’objet, au minimum, d’un audit lors
des clôtures annuelles par les auditeurs externes. Dans ce cadre-là, le
Directeur Général et le Directeur Financier de chaque filiale s’engagent
ensemble sur la qualité, la fiabilité et l’exhaustivité des informations
financières au travers d’une lettre d’affirmation qu’ils cosignent.
Les missions d’audit dans les pays sont confiées presque
intégralement aux membres du réseau des deux Commissaires
aux Comptes statutaires, qui, après avoir procédé conjointement
à l’examen de l’ensemble des comptes et des modalités de leur
établissement, assurent la certification des comptes consolidés
de Vilmorin & Cie. Ils certifient la régularité, la sincérité et l’image
fidèle des comptes consolidés et des comptes sociaux. Ils sont
informés en amont du processus d’élaboration des comptes et
présentent la synthèse de leurs travaux aux dirigeants et responsables
comptables et financiers des Business Units à l’occasion de la
situation semestrielle et de la clôture annuelle.
Les comptes consolidés sont soumis à la revue du Comité Exécutif et
du Comité d’Audit et de Gestion des Risques, avant leur arrêté par le
Conseil d’Administration.
2.7.3.3. Évaluation du contrôle interne
L’audit interne a déployé au sein de Vilmorin & Cie, suivant le modèle
AMF, des questionnaires de contrôle interne relatifs à l’information
comptable et financière. Ces questionnaires ont été revus en
collaboration avec les Commissaires aux Comptes, afin de les adapter
plus étroitement aux spécificités des métiers et de l’environnement de
Vilmorin & Cie.
Ceux-ci ont été déployés auprès des Business Units et filiales sous la
forme d’auto-évaluations. Celles-ci font, quant à elles, l’objet au cas
par cas d’entretiens menés directement par les Commissaires aux
Comptes ou les auditeurs internes.
Pour l’exercice 2016-2017, aucune anomalie majeure n’a été
soulignée.
2.7.4. Limitations des pouvoirs du Directeur Général
et du Directeur Général Délégué
La Direction Générale de Vilmorin & Cie est assurée par le Président
du Conseil d’Administration, Philippe AYMARD. Au cours de l’exercice
2016-2017, il a été assisté dans sa mission par un Directeur Général
Délégué, Emmanuel ROUGIER.
Le Directeur Général est investi des pouvoirs les plus étendus pour
agir en toutes circonstances au nom de la Société. Il exerce ses
pouvoirs dans la limite de l’objet social et sous réserve des pouvoirs
expressément attribués par la loi aux Assemblées d’actionnaires ainsi
qu’aux Conseils d’Administration.
Le Directeur Général Délégué dispose, à l’égard des tiers, des mêmes
pouvoirs que le Directeur Général.
Dans le cadre de l’organisation interne de la Société, les pouvoirs
du Directeur Général et du Directeur Général Délégué ont été
partiellement limités par le Conseil d’Administration sans que cette
limitation ne soit opposable aux tiers.
Ces limitations portent notamment sur les points suivants (selon des
limites financières définies par le Conseil d’Administration) :
acquisition, apport et cession de participation dans d’autres sociétés
ou constitution de sûretés sur ces participations,
souscription d’engagements hors bilan,
emprunt à l’exception des financements de campagne à moins
d’un an,
décision d’accorder toutes cautions et constituer toutes hypo-
thèques ou autres garanties sur tous les biens de la Société.
Rapport du Président relatif au fonctionnement du Conseil d’Administration et au contrôle interne