Vilmorin & Cie - Document de référence 2017-2018

DOCUMENT DE RÉFÉRENCE Vilmorin & Cie 118 2017-2018 INFORMATIONS sociales, environnementales et sociétales 4 Il comprend sept engagements vis-à-vis des parties prenantes internes et externes : respect des actionnaires, respect des salariés, préservation de l’environnement, comportement loyal vis-à-vis des concurrents, satisfaction des clients utilisateurs et des consommateurs, relations de long terme et équilibrées avec les fournisseurs et les partenaires, conduite responsable à l’égard des territoires d’implantation. Il est actuellement disponible en onze langues : français, anglais, espagnol, portugais, chinois, néerlandais, italien, ukrainien, japonais, hébreu et turc. Afin de faciliter son appropriation et son utilisation, il est accompagné d’un kit complet de communication comprenant notamment un module d’ e-learning dédié, dont la pédagogie s’appuie sur le principe d’un jeu de rôle. Chacun est mis en situation sur la base de quatre scénarios opérationnels (cadeaux, sécurité, confidentialité des données et anti-trust) et doit résoudre ces cas d’éthique en faisant appel à un réflexe de questionnement pour agir avec bon sens et discernement. Pour rappel, au 30 juin 2015, 100% des dirigeants avaient été formés au Code de Conduite, via une mise en situation autour de scénarios opérationnels. Au 30 juin 2018, 2 387 salariés permanents de Vilmorin & Cie ont entièrement réalisé le module d’ e-learning et le quiz de vérification des connaissances, soit 36% des salariés. Ce résultat est loin d’atteindre les objectifs fixés au lancement de l’ e-learning . Il est à noter toutefois, qu’en raison des mises à jour en cours liées à la mise en conformité avec la loi Sapin II (cf.§ 4.3.2.2, p.118), aucun effort de promotion en la matière n’a été réalisé au cours de l’exercice. La prochaine version, disponible début 2019, amènera des améliorations répondant à certaines difficultés identifiées comme des freins dans l’outil actuel, notamment en matière de connexion, de possibilité de sensibiliser des salariés non-connectés et de reporting. 4.3.2.2 La lutte contre la corruption Le Groupe s’attache à faire respecter les lois et réglementations applicables relatives à la lutte contre la corruption et à la lutte contre le blanchiment d’argent (notamment la convention de l’OCDE de 1997), ainsi qu’à prendre en compte, dans la conduite de ses relations commerciales et financières, les recommandations significatives des organismes nationaux ou internationaux comme l’OFAC en matière de sanctions économiques. La mise en conformité de Vilmorin & Cie au regard de la loi Sapin II est un projet majeur de l’exercice 2017-2018 et se poursuit en 2018-2019. Ce projet, dénommé «BE&AB» pour Business Ethics & Anti-Bribery (Éthique des affaires et anti-corruption), est mené au niveau de l’actionnaire de référence de Vilmorin & Cie, Limagrain, et dépasse la conformité à la loi Sapin II en traitant aussi les thématiques du délit d’initié et des représentants d’intérêt. Le projet BE&AB est co-animé par la Direction Gouvernance Risques Conformité (G.R.C.) et la Direction RSE, avec pour sponsor le Directeur Affaires Internationales et RSE du Groupe. Les différents chantiers inscrits dans la loi Sapin II ont été poursuivis ou lancés au cours de l’exercice 2017-2018 sur les bases de réalisations déjà disponibles ou de travaux engagés auparavant. La cartographie des risques a été réalisée avec le soutien méthodologique et opérationnel d’un cabinet extérieur. Interviews et enquête en ligne ont permis l’identification des principaux risques de corruption auxquels le Groupe fait face. La présentation de la cartographie des risques faite au Comité Exécutif a été l’occasion pour celui-ci d’affirmer sa détermination à combattre toutes les formes de corruption auxquelles le Groupe et ses filiales pourraient être confrontés dans leurs activités quotidiennes, où que cela soit à travers le monde. L’actualisation du Code de Conduite a été lancée au cours de l’exercice pour tenir compte des évolutions réglementaires requises. Son contenu va traiter plus en profondeur des sujets tels que les conflits d’intérêts, les cadeaux et hospitalité ou le dispositif d’alerte. De plus, il va naturellement traiter les risques identifiés dans la cartographie des risques de corruption. Sa nouvelle version sera présentée, d’ici fin 2018, aux Instances Représentatives du Personnel partout où elles existent. Discerner les actes contraires à l’éthique et prévenir les erreurs de comportement sont des préoccupations qui vont dans le sens de la recherche d’excellence. Pour Vilmorin & Cie, présente dans de nombreux pays aux cultures et aux législations parfois très différentes, le Code de Conduite permet de marquer son identité par des repères clairs et partagés par tous. C’est une condition sine qua non pour assurer sa réputation et sa légitimité. En parallèle, le e-learning est en cours de modification pour tenir compte de l’évolution du Code de Conduite. Des modules complémentaires viendront traiter des nouveautés du Code de Conduite, sans remettre en cause la version existante. Outre cet e-learning qui vise tous les salariés de Vilmorin & Cie, des formations dédiées aux populations exposées aux risques de corruption vont être programmées. L’identification de ces populations (acheteurs, commerciaux, financiers, juristes, etc.) est la première étape à réaliser. Des sessions ont toutefois déjà été programmées pour les Administrateurs et dirigeants de Vilmorin & Cie. En matière d’évaluation des tiers, le process a été engagé. Ce chantier s’avère complexe à mettre en œuvre compte tenu des spécificités organisationnelles de Vilmorin & Cie : des implantations dans 48 pays, des ventes dans près de 150 pays, dix Business Units regroupant avec les holdings plus de 90 sociétés, une délégation opérationnelle forte qui ne nécessitait pas le partage de telles données. L’analyse des données disponibles en matière de clients et fournisseurs est la première étape réalisée, afin d’envisager une première approche de procédures qui réponde aux exigences de la loi. Vilmorin & Cie dispose déjà de mesures de contrôles comptables élaborées. Elles seront revisitées en matière d’anti-corruption à la lueur des évolutions retenues dans les autres chantiers liés à la loi Sapin II. 4.3. Conduire les activités de manière éthique, durable et efficace