Vilmorin & Cie - Document de référence 2017-2018

DOCUMENT DE RÉFÉRENCE Vilmorin & Cie 93 2017-2018 RAPPORT de gestion 3 Rapport du Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale Mixte (Ordinaire et Extraordinaire) du 7 décembre 2018 La société Vilmorin & Cie en tant que structure holding joue ainsi un rôle majeur dans le cadrage du contrôle interne. Outre la mise en cohérence des politiques d’ensemble, elle assure un rôle d’animation, de conseil et de contrôle auprès de ses Business Units et filiales. Pour cela, elle dispose notamment, au sein de la Direction Financière Groupe, d’un service d’audit interne et d’un service de contrôle financier ; ce dispositif est complété par les missions du département « gestion des risques et assurances », désormais intégré dans une Direction Gouvernance Risques Conformité (G.R.C.), regroupant entre autres les services juridiques, sécurité- sûreté, et management de la qualité. Depuis plusieurs années, une charte de l’audit interne a été mise en place, s’appuyant sur les définitions, le « code de déontologie » et les « normes pour la pratique professionnelle de l’audit interne » de l’IIA (Institute of Internal Auditors) . En outre, des normes de rapport ont été définies selon un format standard intégrant différents niveaux d’analyse et une synthèse de suivi des recommandations. Au cours de l’exercice 2017-2018, les audits ont été conduits en lien direct avec la cartographie globale des risques du groupe, en incluant également des revues de contrôle interne. Ces missions ont donné lieu à un suivi régulier et strict des recommandations. Les Business Units et filiales définissent et mettent en place sur un plan opérationnel les procédures adaptées à leurs situations spécifiques. Les règles de gestion, définitions de fonctions, procédures des entreprises et du groupe servent de référence dans la mise en œuvre et l’application des règles de contrôle interne. De plus, un système de délégation de pouvoirs et de signature initié au niveau de Vilmorin & Cie est mis en place et adapté dans chaque société. Développement d’un système de gestion des risques Principes généraux de gestion des risques La gestion des risques a pour objectif de créer et préserver la valeur, les actifs et la réputation de Vilmorin & Cie, en intégrant l’analyse risques / opportunités dans les prises de décisions et en contribuant à la maîtrise des processus. Elle vise également à mobiliser les collaborateurs autour d’une vision commune des risques et à diffuser la culture du risque dans toutes les entités de Vilmorin & Cie. Depuis l’exercice 2008-2009, Vilmorin & Cie dispose d’une organisation globale de gestion des risques s’appuyant sur un réseau de gestion des risques au niveau du Groupe et des Business Units et sur un Comité d’Audit et de Gestion des Risques dont les missions et la composition sont détaillées dans la partie 2.3. Les Comités spécialisés du document de référence. Vilmorin & Cie a progressivement développé une approche opérationnelle de la gestion de ses risques qui est décrite dans la partie 1.7. Facteurs de risques du document de référence. Il s’agit d’un processus mis en œuvre par le Groupe ainsi que ses Business Units et piloté par le département « gestion des risques et assurances » au sein de la Direction G.R.C. Au cours de l’exercice 2017-2018, le réseau des acteurs de la gestion des risques de Vilmorin & Cie s’est développé et structuré avec différents rôles définis au sein du Groupe (propriétaires de risques, coordinateurs de domaine de risque) et des coordinateurs des risques et responsables du traitement des risques dans chaque Business Unit. La Direction G.R.C. fait un reporting au Comité Exécutif sur la cartographie des risques et les risques majeurs. Le Comité Exécutif de Vilmorin & Cie joue un rôle essentiel dans la gestion des risques et valide les priorités et grandes orientations en termes de traitement des risques. Identification des principaux risques Le processus de cartographie des risques s’appuie sur une méthodologie formalisée permettant de définir un langage et des critères d’évaluation communs entre les différentes activités et entités opérationnelles de Vilmorin & Cie. Cette cartographie fait l’objet d’une mise à jour régulière en collaboration avec les acteurs du dispositif de gestion des risques au niveau du Groupe et de ses Business Units. Les risques identifiés sont classés en domaines de risques et sont détaillés dans des fiches de risques incluses dans le nouveau Système d’Information à la Gestion des Risques (SIGR) déployé au cours de l’exercice 2017-2018. Les risques susceptibles d’avoir des conséquences majeures pour Vilmorin & Cie sont traités et suivis par le réseau de gestion des risques et rapportés au Comité Exécutif. La méthodologie de gestion des risques ainsi que les principaux facteurs de risques ayant été identifiés pour Vilmorin & Cie sont décrits plus précisément dans la partie 1.7. Facteurs de risques du document de référence. Comme indiqué précédemment, la cartographie des risques participe logiquement à l’établissement du programme d’audit interne. Risques financiers liés aux effets du changement climatique Depuis plusieurs années, Vilmorin & Cie a mis en place différentes actions pour mesurer et réduire son impact sur le changement climatique. Celles-ci sont présentées dans le rapport du Conseil d’Administration relatif aux informations sociales, environnementales et sociétales. Au cours de l’exercice 2017-2018, un travail a été effectué avec l’ensemble des Business Units, afin de définir et mettre en place une stratégie environnementale structurée et objectivée.